Somos la APP que te ayuda a gestionar la relación con tus clientes de forma inteligente y eficiente. Aquí, podrás responder a todas las conversaciones de tus canales desde un solo lugar incluyendo chat web y redes sociales y WhatsApp.
Podrás automatizar y personalizar mensajes para responder a preguntas frecuentes, entrenar bots con inteligencia artificial para brindar atención a tus usuarios, automatizar campañas y enviar comunicaciones masivas por SMS, Email y WhatAapp gestionando tus relaciones de forma omnicanal y efectiva.
¿Cómo usar Keybe?
Es muy fácil, solo necesitas registrarte y navegar nuestra APP de escritorio o las versiones mobile para iOs y Android.
Te invitamos a que veas los videos de cada uno de nuestros módulos y consultes la información para usuarios, así podrás sacarle el máximo provecho a la plataforma y llevar la relación con tus clientes a otro nivel aumentando tus ventas, rentabilidad e impulsar tu negocio.
Este es el lugar donde podrás encontrar todos los mensajes entrantes y conversaciones que tú y tus agentes tienen abiertos a través de todos los canales conectados a la plataforma: Whatsapp, Facebook, Instagram, Web Chat.
Accedemos a través de nuestro menú horizontal, ubicado en la parte superior de la página.
Al hacer click en la categoría “CHAT” se desplegará todo lo relacionado con conversaciones y demás.
Aquí podrás encontrar todas las conversaciones que se te han asignado, que te has asignado o que automáticamente te han sido asignadas por el sistema según los parámetros definidos por el administrador. Así mismo, podrás encontrar todas las conversaciones pertenecientes a la línea.
Solo los usuarios que tengan permisos de super administrador dentro de la plataforma, podrán ver el total de las conversaciones sin restricción.
En Keybe es muy fácil gestionar las conversaciones multicanal. Lo primero que debes hacer, es asegurarte de estar viendo las conversaciones de la marca correcta (en caso de que seas administrador o agente de servicio de más de una marca)
Esto lo puedes hacer revisando el nombre que aparece en la parte superior izquierda. Si tienes acceso a más de una marca, sólo debes desplegar el menú y seleccionar la marca en la que necesitas trabajar.
A continuación, debes asegurarte de estar “[email protected]” dentro de la plataforma. La plataforma solo te asignará conversaciones cuando estés en este estado.
Justo después de tu estado, vas a encontrar tres cosas importantes:
Aquí podrás definir qué conversaciones quieres ver. Vas a encontrar filtros con diferentes categorías como:
Con esta opción puedes encontrar conversaciones específicas por nombre de cliente, número de celular o datos relacionados y en coincidencia con los datos registrad
Notarás que junto al nombre de cada usuario que se está comunicando con tu marca, hay unos íconos. Estos íconos indican:
Para empezar a conversar o responder a los usuarios, lo único que debes hacer es abrir la conversación y hacer click en la opción que aparece en la parte inferior de la ventana del chat “Tomar conversación”.
Además, en caso de que la conversación ya esté tomada por otro agente, el sistema te dará la información previa, es decir, aparecerá un mensaje de alerta que especifica por quién fue tomada.
Cuando haces click en una conversación, se desplegará a la derecha un recuadro con la conversación y el detalle de los mensajes. En la esquina superior derecha, junto al nombre del usuario que estás contactando, encontrarás dos íconos importantes:
Su principal función es transferir la conversación a otro agente perteneciente al aplicativo. Puedes usar el buscador para encontrar el agente necesario o puedes usar el scroll.
Cuando una conversación haya terminado su gestión, es posible cerrarla y tipificarla según la razón por la cual se efectúo el chat. Esta tipificación se tiene en cuenta en las métricas de conversa, para dar una información más detallada de la cantidad de conversaciones cerradas por determinadas razones, información que puede ser relevante para la marca, entendiendo la razón de llegada de sus chats.
No es posible cerrar una conversación sin especificar un motivo de cierre, ya que es vital para los reportes y estadísticas que muestra la plataforma. (Ver detalle en el módulo CONFIGURA CON KEYBE).
Existe la posibilidad de automatizar el cierre de las conversaciones; para esto debes comunicarte con nuestro equipo de soporte.
La automatización de cierre normalmente se hace cuando se identifican comportamientos recurrentes en los usuarios, fáciles de detectar por un bot dentro de la plataforma; por ejemplo, si un usuario no ha vuelto a dar respuesta en más de diez minutos.
Estos motivos de finalización pueden configurarse desde configuración, ubicado en el panel lateral derecho de la página, en la opción de “chats”, configuración y pestaña ”personalización”, son 100% personalizables por el administrador de la cuenta.
Para visualizar la información detallada de la persona con la que estás chateando, debes darle clic al nombre dentro del chat, para así desplegar información en la parte derecha del chat acerca de la información registrada en la base de datos de éste cliente. Si es un cliente nuevo solo aparecerá la información que trae el canal a través del cual hizo el contacto; pero si es un cliente existente, mostrará toda la información que se ha recolectado en el tiempo.
Dentro de la plataforma se pueden enviar todo tipo de mensajes, incluyendo imágenes, videos, archivos en PDF, audios y hasta emoticones.
Los mensajes rápidos son un repositorio de mensajes predeterminados que se pueden poner en la plataforma a disposición de los asesores.
Estos se activan en el chat a través de este ícono 
y se pueden configurar con todo tipo de formato.
Estos mensajes son prediseñados y cargados a la plataforma por los administradores y sirven como una guía rápida para resolver dudas de los usuarios, entre otros. Su función principal es automatizar y optimizar mensajes, imágenes, videos o PDF repetitivos, para enviarlos de una manera más rápida y ágil. Lo más común es que allí se dejen respuestas predeterminadas a las preguntas más frecuentes.
Esta es una práctica que también ayuda a darle uniformidad al lenguaje de la marca y tener certeza de respuestas correctas cuando hay respuestas sensibles o que necesitan mucha atención.
Para configurar las respuestas rápidas, podemos ir a la opción desde configuración, ubicado en el panel lateral derecho de la página, en la opción de “chats”, configuración y pestaña ”personalización”,en el mismo lugar, donde anteriormente ajustamos los motivos de finalización.
Esto depende del canal a través del cual se esté comunicando cada persona. Si se comunica por whatsapp, la plataforma automáticamente traerá el nombre y número de teléfono que la persona tiene configurados en la aplicación.
Cuando el contacto se hace por chat de facebook o instagram, llegará con el nombre y correo electrónico que la persona tenga configurados en su cuenta, y el número de teléfono si lo tiene disponible.
La plataforma Keybe, al ser un CRM omnicanal, lo que hace es cruzar toda esta información, usando como “llave” el correo electrónico o número celular de los usuarios, para identificar coincidencias y enriquecer la información de un usuario ya existente en la base de datos, en vez de registrarlo como un usuario nuevo.
¿Cómo agregar datos de un usuario que la plataforma no identifica automáticamente?
Cada uno de los agentes de servicio podrán solicitar información a través del chat, y diligenciar de forma manual dentro de la plataforma, ¿Cómo?
En la información detallada ubicada en la ventana del chat, los campos sin información, aparecen con una etiqueta llamada ”ingresa el valor”. Pasando el cursor por esta etiqueta aparecerá el ícono de una mano, al hacer clic desplegará un campo para diligenciarla de forma manual.
Una vez diligenciado el campo, se hace clic en el símbolo ✔ y la información quedará guardada. De esta forma se podrá llenar información del correo electrónico y todos los campos que se tengan disponibles. (recuerda que estos campos se pueden modificar y personalizar en la sección “Personas” ubicado en el panel horizontal superior.
Una vez guardada, la información quedará registrada en la base de datos, así como el detalle del chat. Esta información será visible para todos los asesores que atiendan a este usuario en conversaciones siguientes.
Los autobots sirven para automatizar respuestas a preguntas y acciones repetitivas que se dan a lo largo de tus conversaciones. En Keybe, puedes autogestionar tus respuestas para que se realicen de forma automática, incluyendo horarios de atención, tiempos de envío o demás respuestas repetitivas.
Debes ingresar al menú lateral de 3 rayas, seleccionar Autobots y comenzar con todo el proceso de configuración de forma autónoma y según las necesidades de tu marca.
Bienvenido a nuestra sección de configuraciones. En esta sección podrás crear, personalizar, configurar y gestionar las diferentes funcionalidades de la herramienta.
Al dar clic en el menú lateral encontrarás al final nuestra sección de configuraciones:
En esta sección encontrarás las siguientes opciones:
Cada una de estas opciones arroja funciones que permiten ajustar el aplicativo a las necesidades de tu organización.
En esta opción podrás conectar tu Facebook Messenger, Instgram Direct y tú chat web a Keybe.
En el primer icono de WhatsApp vas a encontrar la línea Keybe asignada a tu marca por defecto cuando creaste el aplicativo, en los botones de conectar podrás realizar los pasos para la conexión de cada uno de tus canales. En este corto video te explicamos el paso a paso para conectar correctamente tus canales.
Qué información encuentro en GENERALES:
Aquí encuentras la información del negocio, datos como nombre, celular, correo, dirección física, URL de la página web.
Qué información encuentro en APLICATIVOS:
En esta sección se encuentra la información propia del negocio y la API KEY general utilizada para todas las integraciones.
Nota: La información contenida en las casillas es modificable y el administrador tiene los permisos para realizar ajustes.
Dentro de esta funcionalidad se tiene el campo de Información adicional de las personas de tu marca.
¿Que puedo realizar en información adicional a las personas de tu marca?
En este campo se crean los datos que no estan predefinidos en Keybe pero que se encuentran en las bases de información cargadas, es decir; campos como: Ciudad, Sexo, Lugar de Origen, entre otros. No existe un número establecido de campos a crear.
¿Cómo creo los datos dentro del campo de información adicional?
Todas las opciones:
Una vez finalizada la creación del campo se da clic en el botón de guardar.
Estos mismos pasos son los que debes seguir para configurar campos adicionales en empresas:
Dentro de esta funcionalidad se tiene el campo de Tipos de tareas:
Aquí se asignan los tipos de tareas que se tienen durante la actividad laboral, es decir, tareas como:
Urgentes/ Medias o categorías de tareas como Llamar al cliente/ agendar sesión de dudas, entre otras opciones.
¿Cómo creo tipos de tareas?
Existen tres campos utilizados por los desarrolladores:
Refleja las fechas de corte del aplicativo para cada mes y puedes calcular tu consumo desde una fecha personalizada
Qué información encuentro en ADMINISTRADORES:
En esta sección creas usuarios que pueden tener roles de administradores totales del aplicativo o parciales. Es decir, aquí se le otorgan permisos a cada usuario según la actividad que deba realizar.
Como creo administradores:
Inicialmente se da Clic en AGREGAR ADMINISTRADORES/ una vez realizado se despliega un cuadro con los datos requridos para crear el usuario.
Nota: Una vez listos los datos de registro en la parte inferior se despliegan los permisos que se le otorgaron al usuario, se debe tener en cuenta que sin estos el asesor o administrador no tendrá acceso completo a las diferentes funcionalidades de Keybe.
Paso final/ Clic en AGREGAR NUEVO ADMINISTRADOR.
Consumo y pagos
En esta sección podrás encontrar las facturas pendientes, pagas y consumos del mes. Igualmente podrás ingresar los datos de tu tarjeta para procesar pagos de manera automática y obtendrás un 5% de descuento en la próxima factura.
Chats
Esta sección contiene tres módulos internos denominados:
Al dar clic en configuraciones se encuentran:
Nota: Cada item seleccionado representa un requisito para abrir la conversación con el asesor de casa al cliente.
Nota: Las configuraciones realizadas en estos campos solo se refleja en la automatización del Widget web y no en los canales de WhatsApp/Facebook/Instagram
Motivos de finalización- Son aquellas razones que permiten cerrar las conversaciones que han sido atendidas por los asesores. Puede crearse un sinnúmero de motivos. Ej: Consulta general
Respuestas rápidas- Pueden ser de varios tipos (Texto/ Imagen/Pdf/Videos) y permiten dar respuesta a preguntas que se repiten mucho dentro de los canales de atención.
Horarios- Contiene la información requerida para las automatizaciones de “BOTS” aquí se configuran los mensajes de inactividad y los horarios de atención según el país de ubicación.
Script- Contiene el código para enlazar el Widget web a la página web.
Autoasignación– Permite configurar fácilmente los parámetros de asignación de conversaciones a los agentes, asignando automáticamente conversaciones en las que podrás definir la cantidad máxima de clientes que puede tomar un asesor.
Debes activar la opción de “asignar automáticamente conversaciones” y seleccionar el limite de conversaciones por agente que desees.
La autoasignación por tipo recuerda que aplica para aquellas marcas que tienen un BOT configurado que genera los tangas para asignar conversaciones a grupos específicos de usuarios de tu aplicativo:
Recuerda que la autoasignación prioriza los TAGS para asignar a un agente y permite segmentar el interés del cliente / ten presente que puedes configurar las reglas por agente de manera individual.
Luego podrás configurar las reglas por cada uno de tus agentes. Si el usuario está activo para la autoasignación (se le deben asignar conversaciones automáticamente) y si el agente debe recibir o no conversaciones cuando se encuentra “offline”.
Continuamos con la funcionalidad de Roles:
Los roles son parte importante en la tipificación de los clientes, se customizan de acuerdo al sector y segmento de mercado de las organizaciones, es decir:
Para una empresa del sector industrial los roles de sus clientes pueden ser proveedores/ distribuidores mayoristas/ minoristas, etc.
¿Cómo creo Roles?
Una vez seleccionada la opción roles se da clic en agregar nuevo rol, el sistema solicitará nombre y código para el rol a crear. Una vez agregados los datos el rol estará listo en el sistema.
Journeys– Al igual que roles permite tipificar pero de manera más profunda, esta sección muestra el viaje del cliente “Estados” dentro de la organización.
Caso de ejemplo:
Empresa: Venta de accesorios Online
Journeys: Lead/ Interesado comprar x producto/ Compro producto/ Cliente fidelizado
¿Cómo creo el Journey?
Una vez seleccionada la opción, saldrá un recuadro con campos requeridos:
Se recomienda agregar el campo de nombres/ la dependencia no es obligatoria/ el color es opcional al gusto de la marca “Organización”/ a la pregunta inicial sobre ¿Desea que este sea el estado por defecto cuando alguien se registre? Se debe seleccionar SI solo al primer estado, el resto se maneja sin esta configuración.
Para la pregunta de ¿Desea mostrar este estado en el menú lateral?:
Aplica para todos los estados.
Envíos masivos es la sección en nuestro menú lateral de automatización y marketing donde el objetivo es generar acciones que permitan hacer el envío de información a un usuario que le interese. Tú sabes mucho que hoy en día nos llegan mensajes de texto, Mailing, redes sociales. Absolutamente todo lleno de información que al final nos vuelve locos con información que ni siquiera nos interesa.
En Keybe ayudamos a enviar información que realmente le genere valor a nuestros usuarios. Para esto ya aprendimos cómo crear bases de datos y cómo segmentarlas, por eso era tan importante que primero vieras estas dos funcionalidades para que ahora sí puedas enviar información que sea de verdadero interés para tus clientes a través de nuestros diferentes canales.
¡Veamos cómo hacerlo a través de Keybe!
Dirígete a nuestro menú lateral a la sección de Envíos Masivos. Aquí encontrarás la opción de envíos por cada uno de los canales habilitados (SMS, WhatsApp y Email).¿Cómo podemos movernos a través de esta función?, en la parte superior también podrás encontrar el historial de campañas enviadas y plantillas de Email que tengas previamente creadas.
Vamos a crear una nueva campaña. Lo primero que debemos hacer es seleccionar el canal por el cual quieres enviar la campaña y te llevará a darle un nombre a esta nueva campaña, esto nos permitirá recordar por qué la creamos y con qué objetivo, por ejemplo, se le puede dar el nombre de “promociones Julio” para hacer un envio a toda tu base de datos de Email.
Mensajes de texto
Para hacer el envío debes seleccionar el canal por el cual se va a enviar el mensaje y un segmento previamente creado al cual quieras enviar la campaña o simplemente enviarlo a toda tu base de datos:
Luego vamos a la sección donde podrás redactar tu mensaje y personalizar con los campos que tengas creados como extradata, tendrás el conteo de los caracteres por parte de mensaje:
Los mensajes de texto tienen un valor diferente, de acuerdo al sitio país al que vayas a comunicar. Los mensajes de texto son muy efectivos porque son un mensaje muy corto que debería no pasar de los ciento sesenta caracteres. ¿Se pueden enviar mensajes de texto más largos?, sí, pero no son convenientes. Lo que uno busca con un mensaje de texto es justamente que te llegue el mensaje exacto que el usuario quiere oír y que este mensaje lleve un call to action para que sea efectivo. Es decir, no vale la pena enviar un mensaje de texto que te llegue a tu celular y que diga ¡Hola!, te invitamos a conocer nuestro nuevo punto de venta, pero no sabemos quién no lo escribió, ni cuál es ese nuevo punto de venta, ni tenemos más información y el usuario puede ir o no ir a visitarlo. Podríamos enviar un mensaje de texto que diga ¡Hola! te invitamos a conocer nuestro nuevo punto de venta, ¿Quieres prioridad y no hacer fila? Ingresa a este Link y llena un formulario de reserva (link adjunto).
Estamos generando un call to action. Estamos invitando a que la persona inmediatamente se registre con nosotros, nos deje sus datos a cambio de un beneficio en este nuevo punto de venta, el mensaje es muy corto, pero es preciso y si es la persona quiere recibir más información dará click sobre el link; Por esto es recomendable que no excedan los ciento sesenta caracteres.
Puedes personalizarlo es decir, poner un nombre, ponerle datos de acuerdo a la persona que le estás escribiendo, puedes utilizar emojis, pero debes cumplir con otros requisitos para que tengas en cuenta. No deberías escribir fines de semana ni deberías escribir en horarios no autorizados, es decir, antes de las siete de la mañana y después de la siete una noche, pues estos horarios son considerados horarios privados de cada usuario los días sábados y domingos se pueden enviar información con previa solicitud y lo ideal Igual sería no realizarlo, pero si lo vas a hacer lo debes realizar también dentro de los horarios establecidos. Recuerda también que hay horarios que permitirán que tus campañas sean más efectivas.
Podrás ver si se encuentra en espera, cuántas personas tienen la base de datos, a qué hora se ha creado, los usuarios en los cuales estás registrado en esa lista y podrás darle enviar, es importante que selecciones una lista que tenga usuarios registrados.
También puedes programar el envío de los mensajes, por ejemplo realizaste una campaña y no lo quieres enviar en ese momento, lo quieres enviar el día miércoles a las tres de la tarde y deseas dejar programada la campaña. Esta queda lista para ser enviada ese día en la hora definida.
Una vez envíes la campaña podrás ver algunos datos adicionales de cómo resultó dicho envío, podrás ver si los mensajes de texto fueron enviados exitosamente, si fueron entregados al operador o si fueron rechazados, qué porcentaje de sus usuarios recibieron este mensaje y también podemos ver de la lista que acción se tomó con cada uno, si fue enviado, entregado o rechazado.
Para los mensajes de texto hay dos horarios que se consideran muy buenos, en horas de la mañana, entre las ocho y diez de la mañana y en horas de la tarde, entre las cuatro y seis de la tarde. ¿Por qué se considera que son buenos horarios? porque es la hora en la que mayor cantidad de aperturas de mensajes de texto se conoce.
Recuerda que hay días que también son picó decir que diferentes marcas o diferentes notificaciones de servicio estarán enviando mensajes de texto, por lo cual no se consideran fechas oportunas para enviar, aunque se ha conocido que tienen alta efectividad, por ejemplo, los días treinta o primero, o los días quince dieciséis, que son fechas de pago de nómina, son fechas donde enviar un mensaje de texto para promover un servicio para vender un producto se consideran efectivos, pero son días en los que hay mayor cantidad de demanda, por lo cual tu mensaje texto se puede retrasar, demorar en entregar y siempre se le va a dar prioridad a los servicios informativos esenciales.
Por ejemplo, si un banco envía una notificación al usuario indicandole que se ha hecho un retiro de su cuenta de tarjeta débito, este será un mensaje primordial. Tu mensaje es publicitario pasará a una segunda instancia de valor. Entonces, ¿cómo saber qué día correcto para enviar un mensaje de texto? fácil de acuerdo a tu tipo de negocio. Por ejemplo, si yo soy un restaurante y vendo comida, quisiera enviarlo el día de nómina, pero la opción correcta es enviarlo entre semana a las once de la mañana para que justo en ese momento, cuando la persona ya está empezando a tener hambre, le llegue el mensaje y tu lo estas invitando a comprar una deliciosa hamburguesa ¡seguro lo antojas!, está en su hora de pedir comida y va hacerlo contigo.
También depende mucho del proveedor de telefonía que tengas en tu celular. El mensaje podría llegar dividido en dos entre dependiendo la cantidad de caracteres que utilices o podría llegar en un mismo párrafo. Da click en preparar campaña y te mostrará datos sobre el envío de mensajes de texto.
Los Email son una gran oportunidad de conexión con sus usuarios, además se considera que el Email es el que mayor cantidad de apertura tiene. Puedes ver diferentes indicadores de un correo. ¿Cuántas personas lo abrieron?, ¿Cuántas personas dieron click sobre tu correo electrónico?, ¿Cuántos rebotaron? entre otros. Estos indicadores te permitirán mejorar a futuro los correos que estés enviando y mejorar tus comunicaciones.
Para esto es muy importante que nuestras bases de datos estén limpias, es decir, que la información que hemos recolectado de los usuarios sea correcta.
¿Cómo hacer el envío de una campaña Email?
Debes seleccionar una lista de personas a las cuales deseas que llegue el correo o importar una lista.
Crear un asunto; Dentro del asunto de correo electrónico lo recomendable es que no se utilicen las palabras compra ahora, promoción o nada que demuestre que la campaña es alusiva a una venta pues eso podría generar que el correo se tome como promocional y no te parezca en la bandeja de entrada, por ejemplo, un asunto es y puede ir personalizado. “Hola, {{Name}} ya puedes agendar con nosotros tu próxima visita”,
Damos click en continuar, ingresamos el nombre, la persona o entidad de la que está enviando la campaña (este será el nombre que verán tus clientes en su bandeja de entrada), le damos en continuar; Podemos adjuntar algún archivo, es importante que los archivos tres en menos de 5 MB y que entre los diferentes archivos no supere los 24 MB.
Le damos en continuar, podrás elegir una plantilla que ya se haya. utilizado con anterioridad o crear una nueva, no hay problema si no seleccionas alguna plantilla, podrás darle continuar y crear una plantilla completamente nueva.
Plantillas
Para crear una plantilla de correo electrónico funciona exactamente igual que muchas otras plataformas, sólo que con Keybe es mucho más fácil.
Podrás, generar contenedores de información, crear columnas, crear botones, separadores, incluso si ya tienes un código realizado para crear tu plantilla, podrás seleccionar HTML y agregarlo, agregar imágenes, textos, entre otros. Simplemente deberás arrastrar el cuadro y empezar a modificarlo, colocarles tamaños, tipo de letra, fuente, colores, etc. Y así, con cada uno de los campos de la campaña.
También puedes seleccionar una plantilla que ya tengas anteriormente creada y la traerá. Podrás editarla, generar o agregar nuevos campos, agregar imágenes desde el computador; Ya con la plantilla configurada preparas la campaña y al igual que el mensaje de texto puedes enviarlo inmediatamente o programarla y te va a mostrar la cantidad de personas que están registradas en la lista, podrás verificar los correos de las personas y estos correos fueron recibidos o rechazados.
El canal de WhatsApp se considera el canal más apropiado para hacer envíos de comunicación porque es mucho más directo. Es decir, todas las personas que utilizan WhatsApp seguramente van a leer tu mensaje; Podrás verificar quiénes lo han hecho, podrás seguir una conversación con estos usuarios, pero lo más importante es que cuando realices una campaña de WhatsApp la hagas realmente segmentada. Si sabes que es un usuario con el que tienes mayor oportunidad, el que va a realmente a leer tu mensaje, debería ser algo que aporte valor a ese usuario.
¿Cómo hacer el envío de una campaña por WhatsApp?
Vas a dirigirte a nuestra sección de envíos masivos y luego seleccionas la opción de WhatsApp y continuar.
Es muy importante leer el aviso de restricciones de WhatsApp para saber que podemos enviar por este medio, de qué forma van a llegar, a cuántos usuarios se pueden inscribir y en qué cantidad de tiempo llegarán los mensajes.
“Los límites de mensajes determinan a cuántos usuarios únicos puede tu empresa enviar mensajes a diario. Este número depende del nivel de usuarios activos al mes que tiene tu empresa. Todas las empresas inician en nivel 1, es decir, pueden enviar hasta 1.000 mensajes a usuarios nuevos en 24 horas, nivel 2, 10.000 y nivel 3, 100.000. Si tu empresa no está en nivel 2 nivel 3, te aconsejamos no enviar campañas masivas demasiado grandes ya que podrías terminar el número de plantillas permitidas en un día y te quedarías sin mensajes para iniciar o retomar conversación con tus clientes por 24 horas hasta que se restablezca la usabilidad de tu línea.
Puedes seleccionar una lista o importar personas, seleccionar una de las plantillas y muy importante que sepas que para cualquier mensaje masivo que vayamos enviar, debes realizar con anterioridad la inscripción de una plantilla en la única forma de enviar un mensaje masivo por WhatsApp. Para configurar la plantilla debes solicitar la creación en soporte y una vez la tengas puedes seleccionar la plantilla a trabajar, ingresa y llena los datos de la plantilla que correspondan. Por otro lado, tu aplicativo siempre tendrá nuestras plantillas genéricas configuradas (estas no tienen campos personalizables) que puedes utilizar desde el comienzo para envíos masivos sencillos.
Puedes permitir el uso de datos del usuario, es decir, que vaya personalizado. Por ejemplo, !¡Hola {{1}}! Hablas con {{2}}.¿Cómo estás? puedes añadir donde dice uno vaya el nombre de la persona y donde dice dos vaya el correo. El campo de evento de activación lo puedes dejar en blanco o puedes poner el evento por el cual estás generando esa activación. colocar algún parámetro adicional para el Bot o dejarlo en blanco, preparar la campaña, y al igual que los dos métodos anteriores, podrás al ver la cantidad de las personas a las cuales les va a llegar, las listas en las que están creadas, programar o enviar el mensaje en ese momento.
¿Cómo leer las estadísticas de campañas de Email de Keybe?
Desde aquí, podrás ver todas las campañas que has enviado o has creado. Podrás visualizar la información, archivar, filtrar por campañas o plantillas, buscar una campaña en especial, exportar la información de envíos, ver por qué medio se envió cada campaña, en qué fecha, a qué cantidad de personas y cuántos mensajes fueron enviados.
En la gráfica de resumen se puede observar rápidamente en qué estado están los correos enviados, luego encontrarás la gráfica de progreso de la campaña que muestra cuántos correos fueron enviados, entregados y rechazados.
Al final tendrás la lista detallada de contactos con el estatus de recepción de correo de cada en donde se puede filtrar por estado por nombre y por email para conocer el resultado de una persona específica. Interpreta tus estadísticas y usa todo el poder de los datos.
¡Muy bien, lo lograste! Ya aprendiste cómo crear campañas a través de mensajes de texto, mailing y WhatsApp.Recuerda siempre, segmentar muy bien tus campañas. En Keybe nos preocupamos por aprender sobre todo el ciclo de vida de tus usuarios, así podrás fidelizarlos y hacer que se enamoren de tu negocio.
Nuestra sección en la cual podrás encontrar toda la información de tus usuarios, entendiendo por usuarios a los clientes internos, clientes externos, proveedores partners, es decir, cualquier persona que interactúe con la compañía a través del aplicativo Keybe.
Lo mejor es que vamos a empezar a aprender de esas personas. ¿Quienes son? ¿Cuáles son sus gustos? ¿Por qué nos escriben?
En la sección Personas encontrarás tanto el CRM completo de tus usuarios, como las segmentaciones creadas a partir de la misma.
La sección personas de Keybe, es fundamental, ya que es donde se encuentra toda la información de tus usuarios. En esta sección se crean las bases de datos, ya sea una a una o importando bases completas, es decir, aquí se crea tu CRM.
Ahora, lo primero es aprender cómo crear un usuario.
Puedes crear personas de manera manual o importar base de datos. Lo puedes hacer desde la sección donde se encuentran todas las personas sin segmentar de tu CRM, o puedes crear personas directamente desde una segmentación creada previamente.
También tienes la opción de exportar la información ya sea del CRM completo, o de los segmentos creados.
Ahora, para crear una persona de manera manual, debes dar click en el botón “Crear Persona”
Recuerda: Debes asignarle al usuario “Nombre”, “Teléfono” o “Correo”. Estos datos son los mínimos requeridos para la creación de un usuario.
Al finalizar, damos “clic en crear persona”. En la plataforma saldrá de manera actualizada ese nuevo registro creado.
Listo, ahora que sabes crear una persona de forma manual y a anexar a tu CRM, también debes aprender a importar una base de datos, para realizar el proceso de manera masiva y automatizada.
Se debe: Dar Clic sobre el botón “Importar”,
Aquí puedes importar la base de datos, ya sea a una segmentación ya creada anteriormente, agregarlo sin segmento, o incluso crear un segmento correspondiente a la base de datos a importar. Ten presente que debes escoger la opción que favorezca la actividad o método que realizarás
Ten en cuenta que hay una serie de recomendaciones mínimas que se deben tener en cuenta para a la hora de importar una base de datos.
Recuerda que es posible crear una base con solamente nombre y correo, al igual que es posible cargar una base con solamente nombre celular.
Keybe te recomienda contar con mínimo los tres datos anteriormente nombrados para generar mayor información de valor.
Para importar:
Se selecciona el archivo a cargar, una vez escogido el archivo se da clic en “sigueinte” y por último se procede a organizar los datos, es decir, la plataforma debe entender qué columnas hacen referencia dentro de Keybe con la base cargada.
Nota: Si los campos cargados no se encuentran con los que se organizan en Keybe, se debe dar clic en la opción “otros” y se permite editar el nombre solicitado.
Una vez se verifica que la información que se cargará es correcta, se debe dar Clic en “Siguiente”.
El sistema requerirá seleccionar un responsable,esta opción no es obligatoria. Entendiendo como responsable a la persona que lidera aquella lista nueva a cargar.
Se puede seleccionar algún usuario que esté registrado dentro del aplicativo o se puede dejar sin ningún responsable.
Es decir, datos que no cumplen características especiales a las vinculadas a Keybe, de ser datos esenciales de una base de datos, pero que para tu compañía es información importante que debería tener cada usuario registrado dentro de la plataforma. Vamos a ver un ejemplo. Se importa un excel con información de nombre celular y correo, bien sabemos, son tres datos básicos, pero se quiere agregar otros datos que para el tipo de negocio son importante, tal como la ciudad donde se encuentran los usuarios a registrar y el tipo de cliente que es para la compañía, por ejemplo mayorista.
Una vez guardada la base de datos, se importar a Keybe y se crean las nuevas columnas de información (Ciudad y tipo de cliente). Existen dos formas de hacerlo. Si anteriormente no existía esta información, cuando cargues la base de datos, se te van a crear como datos o campos extradata, y también lo podemos hacer dentro de la plataforma, realizando los siguientes pasos:
Clic en el menú lateral ubicado en la parte superior de la página
Seleccionas configuración, despliegas la opción aplicativos y en “campos adicionales de personas” puedes agregar la información que puede ser relevante para tu marca
Aquí es donde vas a poder crear todos esos datos adicionales que quieres que tengan los usuarios registrados en la plataforma.
Se pueden agregar campos de tipo texto corto, un campo de texto largo, un campo numérico para un número de celular o un número de identificación, una lista desplegable, entre otras opciones que tenemos.
En acceso del campo si queremos que aplique en general para cualquier dato que subamos y registramos y quede guardado como un campo extradata, debemos darle aplicación y si éste aplica solamente hacia una persona, le damos persona.
Lo recomendable para todos es dejarlo como aplicación. Le damos en agregar y el nuevo campo inmediatamente se visualizará dentro de la plataforma.
Ahora, retomando la información registrada en la base de datos de “Personas”, existen otras funcionalidades para visualizar cada usuario, como la Información del perfil, gustos, llamadas, listas, tareas, estado, entre otras.
Basta con seleccionar la persona, darle clic y el aplicativo desglosa toda la información detallada del usuario
En este cuadro detallado de la tarjeta del cliente, encontrarás todos los datos existentes relacionados al usuario, ya sea su rol, en qué segmentos está, país, y demás información que se ha venido guardando a través del tiempo.
¿Cómo filtrar, agrupar y buscar contactos?
En esta sección podemos iniciar la búsqueda de contactos.
Por ejemplo: En la opción Escribe tu búsqueda, se coloca el nombre, correo, o teléfono del usuario a buscar para que el sistema traiga toda la información relacionada.
También puedes, a través de filtros, agrupar información para generar un segmento, ya sea dinámico o estático, a partir de la base de datos que tienes actualmente.
Son agrupaciones de usuarios que comparten una característica o un dato en común:
Estaticas y Dinámicas.
¿Qué son las listas Estáticas? Son aquellas en las que se incluyen usuarios que cumplen un requisito o datos específicos. En Keybe puedes buscar en el filtro mencionado anteriormente, agrupar usuarios con características específicas y crear listas o agregar a listas ya existentes, debes para eso rellenar el cuadro ubicado en la parte izquierda, al lado de cada usuario. Así se despliegan las opciones de editar en bloque, en donde puedes eliminar, crear segmentos, agregar segmentos, etc.
¿Qué son las listas dinámicas? Las dinámicas trabajan de forma automática teniendo en cuenta valores especiales previamente seleccionados, es decir, cada vez que un usuario comparta la misma característica específica o condición con la cual se creó la lista dinámica, esté usuario automáticamente ingresará a la lista dinámica, a diferencia de la estática.
Nota: Para crear listas dinámicas debes usar el filtro, así el sistema entenderá que estás tratando de agrupar un segmento por una característica en común o por un condicional, cuando no usas el filtro, el sistema por defecto crea el segmento dinámico.
¿Qué son los formularios?
Los formularios son formas de atraer y de guardar información de los usuarios que se registran a través de requisitos específicos, misma información que queda registrada en el CRM de la sección personas.
¿Cómo crear formularios?
Vamos al menú lateral, seleccionamos formularios, se abrirá la pantalla donde se encuentran todos los formularios anteriormente creados. Para crear un nuevo formulario, clic en el botón nuevo formulario
Nota: El formulario debe componerse como mínimo con los datos básicos que componen una base “Nombre”, “Celular”, “Correo”.
¿Cómo agregar formularios a mi página web?
Una vez creado el formulario con los datos necesarios para recoger información que posteriormente quedará guardada en la sección personas, aparecerá en la barra de formularios ciertos íconos importantes a diferenciar para realizar los pasos requeridos.
El aplicativo te indicará los 2 pasos a seguir, asignando un código insertable para agregar al body y footer de tu página web.
Recuerda:
Formularios/ Clic en la figura con forma de Clicks/ saldra la opción de copiar código insertable.
El autenticador permite que una persona haga Log In dentro de la página web de tu marca y permite extraer información de tus usuarios para conocerlos de mejor manera, se pueden autenticar a través de Facebook, Google, Spotify, Instagram. Dicha información también queda guardada en la sección personas, es decir, son formas y estrategias importantes para recoger más información de las personas que hacen parte de tu marca, creando así un CRM más potente y lleno de valor para exponenciar tus ventas. Recuerda que la información, los datos y la empatía son fundamentales para llevar a otro nivel tu negocio.
¿Cómo estructuro mi autenticador?
Para crear el autenticador, debes ingresar al menú lateral, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionar Autenticador.
Allí podrás editar el autenticador con los datos que deseas que pida
También puedes personalizar la apariencia del autenticador.
Una vez completa la información requerida y la apariencia, debes copiar el código Script adjunto, ubicado en la parte superior derecha, este código debe insertarse igualmente en la página web. La plataforma te indicará los pasos a seguir, generando por parte de Keybe, el código a insertar. Una vez completada la tarea, tus usuarios podrán autenticarse.
Esta sección te permite cargar bases de datos al sistema, organizadas a través de listas o sin ellas.
Cargas una base de datos con la opciión “Negocios” estos iransegmentados hacia la sección de negocios. Debes recoger el archivo excel o CSV y seguir los pasos solicitados.
Carga los segmentos en lista previamente creadas:
Seleecionas la lista/ Clic en continuar/ Seleccionas el archivo Excel o CSV.
Debes crear el nombre de la lista/ Dar clic en continuar/ y cargar la información en Excel o CSV
Debes dar clic en continuar y cargar los datos necesarios.
Nota: Esta opción permite cargar l ainformación sin que esta sea asignada a bases especificas.
Recuerda que al importar datos construyes tu CRM y adquieres información necesaria para conocer mas a tus clientes.
¿Qué es la sección Acciones en Keybe y qué puedo hacer con esta funcionalidad?
Es simplificar aquellas tareas repetitivas que al final de cuentas le quitan mucho tiempo a nuestros colaboradores, así que en Keybe, puedes dejar que la máquina se encargue de hacer este trabajo, sin dejar a un lado la empatía con tus clientes.
¿Cómo ingresar a la sección acciones?
En el menú lateral, ubicado en la parte derecha superior, despliegas las opciones y seleccionas acciones.
¿Qué acciones realiza la sección Automatiza?
La sección acciones, contiene triggers que ejecutan acciones con sus respectivas reacciones, es decir, si por ejemplo necesitas que luego de que se cumpla una determinada tarea, como por ejemplo cambiar el estado de Journey de un cliente, inmediatamente se puede ejecutar una reacción, como enviar un mensaje de texto, un SMS o un Email a la persona que cambió de estado de Journey, o a una persona que esté encargada de revisar dichos procesos.
Ejemplo: Trigger llamado “nueva marca Keybe”
Descripción: Es el mensaje que se envía una vez se registren como marca en keybe.ai/marca
Se trata básicamente de cumplir la acción de llenar el formulario de bienvenida en la página web de Keybe. El formulario es diligenciado por las personas nuevas interesadas en usar Keybe, de hecho, el formulario que está adjunto en la página web también es creado desde Keybe. Acción que se puede realizar desde la sección formularios, ubicado en el menú lateral de las tres rayas.
Una vez la persona diligencia dicho formulario, debe cumplirse la siguiente acción:
Ejemplo del Email que llega una vez se llena el formulario, dicha plantilla también es creada desde Keybe. Existe toda una herramienta para crear plantillas y comunicados.
Ahora, ¿Cómo crear un trigger?
Para crear un trigger, simplemente debes darle click en “Agregar una acción”.
Debe salir un panel donde te pedirá los detalles del trigger a crear, como por ejemplo, el nombre del trigger, “sin nombre”, una breve descripción, “sin descripción” y una acción que ejecute una reacción. Existen muchas variedades de acciones y reacciones que se pueden combinar según la necesidad del caso.
Adicionalmente, el panel donde contiene los triggers creados, contiene información de interés, como por ejemplo la fecha y hora de creación del trigger, o si estos se encuentran activos o inactivos. Por otro lado, también se puede editar los triggers y mirar los detalles.
Esta sección se encuentra ubicada en el menú horizontal, en la parte superior de la página
La sección empresas va dirigida a aquellas marcas que trabajan con otros negocios. En esta sección puedes guardar la información relacionada de estas empresas. Es básicamente un CRM pero de empresas, muy similar a la sección personas, donde guardamos la información de todos los usuarios o clientes pertenecientes a nuestra marca.
Puedes guardar la información de contactos asociados, direcciones, estados o cualquier extradata con información valiosa.
¿Cómo crear negocios?
En el botón crear empresa, saldrá un cuadro donde podrás llenar la información relacionada con el negocio. Puedes crear datos adicionales exclusivos del negocio e incluso puedes agregar imágenes para diferenciarlos.
Por otro lado, también existe la posibilidad de importar base de datos para realizar de forma masiva la suma de información de los negocios.
También es posible filtrar los negocios y agruparlos según características en común que puedan compartir.
