El agendamiento de citas, es una tarea aparentemente sencilla, pero que puede convertirse en una verdadera razón para perder ventas valiosas a empresas que lo requieren, como por ejemplo, los test drives en las compañías de autos.
Desde la demora en las respuestas por chat hasta la incapacidad de los vendedores para gestionar eficientemente sus agendas, este proceso puede generar frustración tanto para los clientes como para los equipos de ventas, y afectar significativamente las metas comerciales.
Por eso en Keybe al identificar este dolor en clientes importantes, hemos desarrollado la solución y te la contaremos en este artículo.
Estos son los desafíos del agendamiento en la forma tradicional
- Demora en las respuestas: Los clientes a menudo esperan respuestas rápidas a sus consultas, y una demora en el agendamiento puede generar una mala impresión, pérdida del interés, o la oportunidad de que las personas elijan a la competencia
- Dificultad para encontrar un horario: Coordinar agendas entre el cliente y el vendedor puede ser un proceso tedioso y que consume mucho tiempo y que tiene gran probabilidad de abandono por parte de la persona.
- Cancelaciones y reprogramaciones: Las cancelaciones y reprogramaciones de última no solo desorganizan la agenda de ventas, sino que encontrar nuevamente el espacio representa un desperdicio importante de tiempo y productividad para tus vendedores.
- Falta de seguimiento: A menudo, las tareas de seguimiento, cómo enviar recordatorios antes de las citas, quedan pendientes o se realizan de manera inconsistente. Tu cliente te quiere comprar. Pero tiene muchas más opciones, por esto tú eres el que necesita recordar el compromiso y mantener el interés.
La Solución: Agendamiento Automatizado con nuestros agentes IA
Ya sabíamos que la inteligencia artificial (IA) estaba revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus procesos de ventas, pero faltaba hacerlo de una forma en la que el toque humano no se perdiera y en que los clientes no la rechazaran como sucedió con los chatbots.
Por eso creamos nuestros agentes de ventas impulsados por IA, tecnología que puede automatizar el agendamiento de citas, ofreciendo una serie de beneficios como:
- Disponibilidad 24/7: nuestros agentes pueden responder a las consultas de los clientes en cualquier momento, agilizando el proceso de agendamiento.
- Respuestas personalizadas: están en la capacidad de mantener conversaciones naturales y personalizadas con los clientes, adaptándose a sus necesidades y preferencias.
- Agendamiento automático: una vez que el cliente expresa su interés, el agente IA puede sugerir varios horarios disponibles y programar la cita de forma automática.
- Seguimiento proactivo: los representantes IA pueden entrenarse para enviar recordatorios antes de las citas, confirmar la asistencia y realizar un seguimiento posterior a la venta.
- Mayor eficiencia: Al automatizar el proceso de agendamiento, tus vendedores humanos pueden dedicar más tiempo a actividades de alto valor, como la prospección, la estrategia o la negociación.
¿Cómo funciona en la práctica?
Un cliente inicia una conversación por chat para solicitar una cita. El agente IA, entrenado con las mejores prácticas de ventas, comienza una conversación natural y personalizada, identificando las necesidades del cliente.
A continuación, propone varios horarios disponibles y permite al cliente seleccionar el que mejor se adapte a su agenda. Una vez confirmada la cita, el agente de IA envía una confirmación por correo electrónico y un recordatorio antes de la reunión, y por supuesto, está integrado con Google Calendar para que tu vendedor humano también tenga el compromiso.
Si en algún momento el cliente debe reagendar o cancelar la cita, el agente IA lo hará sin problema, eliminando o actualizando el espacio del calendario de la persona y de tu representante de ventas.
Estos son los beneficios más notorios:
- Mayor satisfacción del cliente al tener respuestas rápidas, personalización y facilidad de uso.
- Aumento de la eficiencia por la automatización de tareas repetitivas. Esto genera la liberación de tiempo para los vendedores.
- Mayor tasa de conversión. Al agilizar el proceso de agendamiento, se reducen las pérdidas de oportunidades de venta.
- Mejor gestión de las agendas de tus vendedores que se mantienen organizadas y optimizadas.
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