La mayoría de los gerentes de ventas han notado que sus equipos no están vendiendo activamente durante toda su jornada de 8 a 10 horas. De hecho, muchos vendedores de concesionarios de automóviles solo dedican alrededor de 5-6 horas diarias a la venta activa, mientras que el resto de su tiempo se consume en otras tareas.
¿La razón? Hay muchas, sin embargo, hay que destacar que no se debe a la ‘pereza’ de las personas, sino a una serie de actividades no relacionadas con la venta que ocupan su día.
La investigación lo confirma: en promedio, los vendedores dedican menos del 40% de su tiempo de trabajo a la venta real [1]. En otras palabras, más de la mitad de la jornada se emplea en tareas como papeleo, entrada de datos, reuniones y otras actividades que no generan ingresos directamente [2].
Este artículo explorará las razones comunes detrás de este tiempo de venta limitado, analizará cómo afecta la productividad y los ingresos, y ofrecerá consejos prácticos para ayudar a tu equipo a pasar más tiempo vendiendo autos y menos tiempo en otras tareas.
Causas comunes de la venta activa limitada
Incluso los equipos de ventas con mejor desempeño luchan por maximizar sus horas efectivas de venta. Aquí algunas de las razones más comunes:
1. Trabajo administrativo excesivo (papeleo y entrada de datos)
Pregúntale a cualquier vendedor de automóviles sobre su día y te hablará de montañas de papeleo y registros interminables. Formularios de financiamiento, actualización de datos en el CRM, envío de cotizaciones por correo electrónico, registro de llamadas… todas estas tareas consumen tiempo valioso.
Un estudio encontró que los vendedores pasan casi 6 horas por semana solo registrando actividades en los sistemas CRM, y alrededor del 25% dedica más de 8 horas semanales a la generación de informes de datos [3], ¡Eso equivale a prácticamente un día de trabajo completo a la semana solo ingresando información!
Todo este papeleo (documentos de ventas, formularios del DMV, solicitudes de crédito, etc.) reduce las horas que podrían pasar con los clientes y cerrando tratos [1].
2. Herramientas y procesos ineficientes
Muchos equipos de ventas están sobrecargados con sistemas anticuados, procesos duplicados y falta de automatización. Si el software de tu concesionario no está integrado o requiere múltiples pasos manuales que podrían automatizarse, tu equipo termina perdiendo tiempo en tareas de bajo valor.
Por ejemplo, si un vendedor tiene que ingresar la misma información del cliente en tres sistemas diferentes (CRM, inventario, financiamiento), es una pérdida de tiempo evidente. Además, los CRM poco intuitivos hacen que los vendedores busquen alternativas como hojas de cálculo, lo que duplica el trabajo [2]. Se ha descubierto también, que los vendedores solo pasan alrededor del 18% de su tiempo usando CRM, en parte porque lo encuentran frustrante.
Además, procesos internos como obtener aprobaciones de gerencia o localizar inventario pueden consumir un tiempo valioso. Un estudio reveló que lidiar con políticas internas y aprobaciones ocupa en promedio el 12.8% del tiempo de un vendedor [2].
3. Reuniones, capacitaciones y otras distracciones
Los vendedores a menudo son arrastrados a reuniones frecuentes, llamadas o actividades no relacionadas con la venta que interrumpen su flujo de trabajo.
En la industria automotriz, es común comenzar el día con una reunión de ventas, hacer reuniones a mitad del día o asistir a capacitaciones de productos. Aunque estas actividades son importantes, si son excesivas reducen el tiempo de venta. La investigación indica que los vendedores dedican alrededor del 15-20% de su tiempo en reuniones [2].
Además, cuando los vendedores tienen que gestionar pruebas de manejo, coordinarse con el departamento de servicio o resolver problemas de papeleo, su día se fragmenta aún más.
En un concesionario, también puede haber períodos de inactividad cuando el tráfico de clientes es bajo, pero si ese tiempo no se usa productivamente (por ejemplo, prospectando o haciendo seguimientos), se convierte en tiempo perdido en lugar de tiempo de venta.
El impacto negativo en la productividad y en los ingresos
Cuando tu equipo de ventas solo está vendiendo activamente durante 5–6 horas al día, esto afecta directamente el rendimiento de tu concesionario. Piensa en ello de esta manera: cada hora que no se pasa con un cliente es un ingreso potencial que se pierde.
Aquí hay algunas formas clave en las que este desequilibrio de tiempo perjudica la productividad y los resultados de ventas:
Menos Interacciones con Clientes = Menos Ventas
Menos tiempo de venta significa que los representantes simplemente hablan con menos clientes, hacen menos llamadas y realizan menos demostraciones. Esto se traduce en menos oportunidades para cerrar acuerdos.
Si un vendedor pudiera atender a 3 clientes por día, pero solo llega a 2 debido a otras tareas, esto representa una gran caída en las ventas potenciales con el tiempo. Como señala un informe centrado en concesionarios: “Cada hora dedicada a tareas administrativas o ingreso de datos es una hora que no se pasa en la sala de exhibición, interactuando con clientes o cerrando una venta. [1]”
Con el paso de las semanas y meses, esas horas de venta perdidas pueden generar una reducción significativa en las unidades vendidas y en el cumplimiento de objetivos.
Baja Productividad y Objetivos No Alcanzados
Cuando más de la mitad del día de un representante se consume en trabajo que no es de venta, su productividad en ventas (ventas por representante) naturalmente se ve afectada. Puede que les cueste alcanzar sus cuotas, no porque carezcan de habilidades de venta, sino porque simplemente no tienen suficiente tiempo para vender.
De hecho, estas tareas administrativas e internas están efectivamente “matando tus ventas” al limitar las actividades de los representantes [2].
En estos términos, no es sorprendente que muchas organizaciones de ventas vean solo una fracción de su equipo alcanzando sus cuotas en un año determinado. Cuanto menos tiempo tengan los representantes para nutrir clientes potenciales y hacer seguimiento, más difícil será construir un embudo sólido y cerrar acuerdos de manera consistente.
Pérdida de Ingresos y Oportunidades de Crecimiento
Las pequeñas ineficiencias suman costos enormes. Por ejemplo, si tu equipo pierde colectivamente docenas de horas a la semana en la entrada manual de datos o esperando procesos lentos, esas son docenas de horas que no se están invirtiendo en generar ingresos. Esas horas podrían haberse usado para programar más citas, hacer más llamadas de seguimiento o responder más rápido a consultas en línea (lo cual es clave en la venta de automóviles para cerrar acuerdos). El impacto en los resultados puede ser significativo.
Un análisis encontró que las empresas que logran recuperar y enfocar el tiempo de sus representantes en la venta experimentan una mejora del 26 % en la productividad de ventas en comparación con sus competidores menos eficientes [3].
En contraste, si tu equipo está atrapado en tareas administrativas, básicamente estás pagando por trabajo que no se traduce en ventas. A lo largo de un año, el costo de oportunidad en ingresos por cada hora desperdiciada de un representante puede ser muy alto.
Experiencia del Cliente Afectada
Otro efecto negativo es una peor experiencia para el cliente. Si los vendedores están ocupados con papeleo o problemas internos, pueden tardar más en recibir a los clientes, hacer seguimiento a consultas o responder llamadas y correos electrónicos. Los clientes de hoy esperan un servicio rápido y atento. Si los representantes están ocupados, los prospectos se enfrían y los compradores se sienten ignorados.
Un prospecto podría enviar una consulta en línea y no recibir respuesta durante horas porque el representante está en una reunión o ingresando datos; para entonces, el cliente podría haber perdido el interés o haberse ido con un competidor. Por lo tanto, el tiempo limitado de venta puede provocar indirectamente la pérdida de ventas debido a respuestas lentas y menor satisfacción del cliente.
Frustración y Agotamiento del Equipo de Ventas
Un punto clave es que pasar la mayor parte del día en tareas que no son de venta desmotiva a los vendedores. La mayoría de los profesionales de ventas prosperan al interactuar con clientes y cerrar tratos; eso es lo que les gusta y en lo que son buenos. Si, en cambio, se ven atrapados en formularios y reportes, esto genera frustración.
Con el tiempo, esto puede afectar la moral e incluso aumentar la rotación en tu equipo [4]. Los vendedores talentosos pueden optar por irse a un entorno donde puedan vender más y hacer menos trabajo administrativo. L
La alta rotación, por supuesto, conlleva sus propios costos y pérdidas de productividad. Por lo tanto, mantener a tu equipo en una situación con poco tiempo de venta puede convertirse en un círculo vicioso: su trabajo se vuelve menos gratificante, lo que puede hacer que se vayan, perjudicando aún más las ventas.
Cómo aumentar el tiempo de venta activa de tu equipo
Es posible que no se puedan eliminar todas las tareas que no están relacionadas con la venta, pero hay muchas estrategias para maximizar el tiempo que los vendedores pasan vendiendo.
Automatización para tareas rutinarias
Una de las formas más rápidas de dar más tiempo de venta a tus vendedores es automatizar las tareas administrativas repetitivas siempre que sea posible.
Identifica aquellas actividades que consumen mucho tiempo pero que no requieren creatividad ni persuasión humana (como la entrada de datos, el registro de actividades, el envío de correos electrónicos de seguimiento rutinarios, etc.) y explora herramientas para manejarlas automáticamente.
Por ejemplo, puedes utilizar software o funciones de CRM que registren automáticamente correos electrónicos, llamadas e interacciones con clientes para que los vendedores no tengan que escribir notas manualmente después de cada contacto [1].
Muchos sistemas CRM modernos permiten la integración con teléfonos y correos electrónicos para capturar automáticamente esos puntos de contacto. Del mismo modo, considera el uso de herramientas de programación automatizadas para pruebas de manejo y citas, permitiendo que los clientes seleccionen un horario disponible en línea, que se agregue automáticamente al calendario del vendedor sin necesidad de llamadas innecesarias.
También puedes automatizar las comunicaciones de seguimiento: configura plantillas de correos electrónicos o mensajes de texto predefinidas que se activen después de una visita, de modo que el sistema envíe una nota de agradecimiento o un recordatorio de financiamiento en nombre del vendedor.
Usa tu CRM (y otras herramientas) de manera más eficiente
Para la mayoría de los concesionarios, el CRM es la herramienta principal para gestionar clientes potenciales y actividades de ventas, pero solo es útil en la medida en que se use correctamente. Si tu equipo de ventas está subutilizando el CRM o encontrando soluciones alternativas, es una señal de que la herramienta puede necesitar optimización o que el equipo necesita mejor capacitación.
Asegúrate de que tu CRM esté configurado para respaldar verdaderamente el proceso de ventas en lugar de obstaculizarlo. Esto podría significar personalizar campos o flujos de trabajo para que se adapten mejor a las necesidades de tu concesionario, evitando que la entrada de datos sea engorrosa. También podría significar integrar el CRM con otros sistemas (bases de datos de inventario, plataformas de correo electrónico, etc.) para evitar la doble entrada de información.
Anima a tu equipo a adoptar completamente el CRM como su única fuente de información sobre los clientes, evitando el uso de hojas de cálculo o notas físicas que terminan consumiendo más tiempo. Proporciona capacitación sobre atajos y funciones del CRM, ya que a menudo los vendedores desconocen herramientas que pueden ahorrarles tiempo. Por ejemplo, enséñales a programar recordatorios de tareas dentro del CRM en lugar de usar notas adhesivas, o cómo usar etiquetas y filtros para generar listas rápidas de clientes potenciales para seguimiento. El objetivo es que el CRM sea un ahorrador de tiempo en lugar de un generador de tareas adicionales.
Vale la pena destacar que los vendedores en general dedican solo una pequeña parte de su tiempo al CRM (aproximadamente el 18%) [2], en parte debido a ineficiencias, lo que demuestra que hay margen para mejorar.
Proporciona capacitación para mejorar la eficiencia
A veces, el problema no es qué tareas se realizan, sino cómo se realizan. La capacitación y el coaching efectivos pueden mejorar significativamente la gestión del tiempo y las responsabilidades de tu equipo. Esto incluye entrenamientos sobre nuevas herramientas o procesos implementados (para que se aprovechen al máximo las funciones de automatización y CRM), así como recordatorios sobre técnicas de gestión del tiempo.
Prácticas sencillas como la organización del tiempo (por ejemplo, reservar horarios específicos del día para tareas administrativas frente a llamadas a clientes) pueden ayudar a los vendedores a concentrarse y ser más eficientes, pero podrían necesitar orientación y apoyo para adoptar estos hábitos. También considera capacitaciones sobre el proceso de ventas en sí; un vendedor bien capacitado puede manejar interacciones con los clientes de manera más fluida, reduciendo la necesidad de seguimientos prolongados y evitando que se atasquen en un solo trato.
De hecho, las empresas que priorizan la capacitación de sus empleados experimentan importantes mejoras en productividad: un estudio global encontró que las organizaciones son un 17% más productivas cuando los empleados reciben la formación que necesitan [4].
En un concesionario, esto podría traducirse en más autos vendidos por vendedor. Además, la capacitación mejora la moral (los empleados sienten que la empresa invierte en ellos) y reduce la necesidad de una supervisión constante.
Rediseña los flujos de trabajo para priorizar el tiempo de venta
Analiza críticamente el flujo de trabajo diario de tu equipo y elimina pasos innecesarios o distracciones que los alejan de la venta. A menudo, unos pocos ajustes en políticas o procesos pueden liberar mucho tiempo.
Por ejemplo, si los vendedores están encargados de tareas que podrían manejarse mediante personal de apoyo o asistentes de ventas, considera reasignar esas responsabilidades. Algunos concesionarios contratan especialistas en documentación que gestionan la mayor parte del papeleo una vez que se ha cerrado un trato, permitiendo que el vendedor pase al siguiente cliente.
Incluso si no tienes un rol dedicado para eso, quizás los gerentes de financiamiento o el equipo administrativo puedan asumir más carga de papeleo después de la venta, para que el vendedor no pase horas imprimiendo formularios.
La digitalización del papeleo también es una gran mejora: usa formularios electrónicos y firmas digitales para solicitudes de crédito y acuerdos de compra. De esta manera, los clientes pueden completar los formularios en línea con antelación y la información se carga directamente en tu sistema, evitando la entrada manual de datos [1].
Para finalizar, recuerda que: aumentar el tiempo de venta activa de tu equipo no ocurrirá de la noche a la mañana, pero al abordar estos problemas paso a paso, puedes lograr una gran diferencia.
Un equipo de ventas motivado y productivo, con tiempo para atender a los clientes correctamente, generará más ventas repetidas y referencias, creando un ciclo positivo de éxito. ¡Aumentemos esas horas de venta activa y, con ellas, tus resultados de ventas!
Fuentes:
[1] How to Reduce Administrative Work for Your Dealership’s Sales Team
[2] Sales Reps Only Spend 36.6% of Time Actually Selling
[3] Salespeople Spend on Average 5.9 Hours Per Week Manually Logging Data into CRM – NEW
